UPRAVLJANJE WELLNESS CENTROM

1. Lastnosti

Laser*WELL je namenjen podjetjem, ki se ukvarjajo z wellness dejavnostjo. Namenjen je vodenju in spremljanju rezervacijskih storitev wellness centrov (SPA in Sport) na nivoju gostov, prostorov v katerih se storitve odvijajo in zaposlenih v podjetju, ki te storitve nudijo. Lahko se uporablja kot samostojni modul ali kot del integriranega informacijskega sistema (Laser*ERP).

Svojim strankam zagotavlja:

• spremljanje prihodkov
• upravljanje stroškov
• podpora za spremljanje dogodkov in sprejemanje poslovnih odločitev
• avtomatski nadzor over-booking-a
• skladnost podatkov
• jasne in pregledne transakcije
• odličnost ponujenih storitev
• enostavnost uporabe

2. Sistem ki se prilagaja uporabnikom

2.1. Osnovni nivo matičnih podatkov

Laser*WELL modul omogoča popolno fleksibilnost v procesu določanja matičnih podatkov. Ključni elementi, ki se dolčajo v prvi fazi izvajanja tega sistema so:

1. Wellness prostori: vsi določeni wellness prostori so oštevilčeni in skupaj z opisom shranjeni v bazi podatkov. Prostori so na voljo operaterjem / uporabnikom sistema, da bi se olajšal postopek pri ustvarjanju rezervacij (npr. Soba številka 1 - Zelena dvorana, Soba številka 2 - Modra dvorana ...)
2. Wellness osebje: podatki o wellness osebju, so shranjeni v bazi podatkov in so tako na voljo za operaterjem / uporabnikom. Obstaja niz pomembih in potrebnih atributov, ki jih je treba vpisati, kot so ime in priimek, ter naslov, e-mail naslov, telefonska številka, ID zaposlenca, itn.
3. Spa storitve in tretmani: vse storitve in zdravljenja so shranjeni v podatkovni zbirki s svojo kodo in opisom. Da bi zagotovili največjo učinkovitost za stranke in izvajalce / uporabnike sistema, sta vsaka storitev ali zdravljenje povezana z:
   • čas trajanja storitve / zdravljenja
   • mogoča ograničenja za uporabo same storitve / zadravljenja glede na razpoložljive količine posameznih komponent same storitve / zdravljenja (npr. masaža z vročimi kamni - število nizov na voljo za uporabo ali glede na število razpoložljivih mest prilagojenih za tajsko masažo)
4. Wellness programi: možno je kombinirati več storitev / zdravljenja v paket Spa relax day imenovan kot:
   • Soap dream ali npr.
   • Absolute spa ritual
   Wellness programi so lahko sestavljeni iz več storitev / zdravljenja določenega trajanja. Na samem POS-u sledimo šifro paketne storitve. V trenutku pregleda prihodkov ali stroškov, sestavne dele paketa storitev / zdravljenja se pravilno uvrsti v ustrezna stroškovna mesta zaradi doslednega in skladnega pogleda na distribucijo podatkov.
5. Vrste rezervacij: vrste rezervacij so namenjene povezovanju storitve / zdravljenja z wellness prostorom in poleg tega so obvezni ob vnosu rezervacije storitve / zdravljenja v rezervacijski plan.

2.2. Višja raven povezanosti matičnih podatkov

Višja raven vnaprej določenih matičnih podatkov, se odraža v povezovanju z vnaprej naštetimi elementi.

Vsak član osebja je povezan z vrsto storitve katero opravlja. Navedeno omogoča natančno kontrolo razpoložljivosti osebja za zahtevane storitve in da ne pride do napak pri vnosu rezervacije.

Za vsakega delavca se opredeli delovni čas po koledarskih dnevih, a uporabnik opredeljuje raven nadzora za rezervacijo izven rednih delovnih ur.

3. Vpis rezervacij - preprosto in brez napak

Laser*WELL daje ekranski pregled rezervacij ter zasedenosti po osebju. Zaradi legende barv, ki se usmerjajo na pomen, je zelo preprost vpogled v stanje za zahtevani datum ali obdobje.

V isti se raziskavi izvajajo tudi vpisi rezervacij na zelo preprost način, kar ne zahteva strokovno znanje IT osebja. "User friendly" sistem je visoko prilagojen uporabnikom na vseh ravneh znanja IT. Kontrole, ki so vgrajene v sistem olajšajo delo uporabnikov sistema, kot so:

• prepreči nepravilno vstavljanje rezervacije zaradi navzkrižja časa zaposlenih
• preklic plačila, kadar je za to potrebno
• možnost da si ogledate vse podatke v zvezi s problematiko skladnosti in pregleda takih ukrepov
• poročanje Laser*HIS sistema z rezervacijskimi podatki strank za sklepanje vseh neplačanih storitev v procesu odhoda
• nemožnost za spremembo rezervacije po tem ko je ista zaprta in / ali naplačena stranki, vse dokler se dogodek ne odklene
• sposobnost za nadzor pravilnosti vouchera in pre-paid storitve / zdravljenja, ki je stranka pridobila s samo rezervacijo hotela ali darilnim bonom. Ti voucheri lahko nadzirajo in v komunikaciji z drugimi podsistemi, kako bi se izvajal ustrezen nadzor pravilnosti, vzdržljivosti in uporabe v smislu količina po storitvi / zdravljenju
• doslednost zamenjave rezerviranih terminov na plačanje, wellness osebja in delovni čas

Proces vnosa, spremembe in brisanja rezervacije sestavljen je od izbire naslednjih elementov:

• stranke / stranke nositelji  ki bodo uporabniki storitve / zdravljenja
• storitve / zdravljenja
• wellness osebje
• obdobje
• stroškovno mesto - SPA center (v primeru več stroškovnih mest strešne organizacije)

Ob vstopu stranke v sistem imamo dve osnovni lastnosti:

• Stranka nositelj - nosilec posamezne ali niza rezerviranih storitev / zdravljenja, ki mu bodo zaračunane pred, med ali po izvedbi samih storitev / zdravljenj
• Stranka uporabnik - uporabnik rezerviranih storitev / zdravljenj

Razlikovanje med stranko nositelj in stranko uporabnik je  praktična potreba v vsakdanji situaciji.

Vsi podatki o strankah so shranjeni v osrednji zbirki podatkov, ki jih tudi uporabljajo drugi podsistemi Laser Line-a (npr. Laser*HIS, Laser*MAT, Laser*VITA, Laser*DAR, Laser*GLAS, Laser*BI ...) .

Pri samem vnosu ali spremembi rezervacije, uporabnik lahko z enim klikom dobi seznam vseh možnih ukrepov v času, in glede na potrebo izbere želeno. Izbira je urejena na razumljiv in intuitiven način, kar uporabniku olajšava delo.

4. Manipulacija terminov

4.1. Premikanje rezerviranih terminov

Premikanje in zamenjava rezerviranega termina storitve / zdravljenja opravlja se po preprostem "drag & drop" načelu delovanja ko upravljalec ali izvajalec storitve / zdravljenja ostane isti.

Če se premikajo storitve / zdravljenje v drugega delavca wellnessa uporablja se akcija "copy & paste".

Laser*WELL strogo nadzoruje sposobnost izvedene spremembe glede na razpoložljivost časa izbranega delavca in na stabilnost izbrane storitve v razponu od možnih izbir.

4.2. Zaklepanje rezerviranih terminov

Potrebe stranke zahtevajo možnost zaklepanja rezerviranih terminov. Ukrep se izvaja z enim klikom, ter se zatem rezervacija sama ne more izbrisati, spreminjati  ali narediti kakršno koli spremembo,  vse dokler se ne odklenete.

Na ta način lahko zagotovimo stranki določenega izvajalca storitve / zdravljenja, točno izbran termin ali točno določeno storitev / zdravljenje.

4.3. Izogibanje "prostega teka"

S preprostim in centraliziranim pregledom sistema rezervacij, ki se lahko prikazuje v vseh možnih kombinacijah časovnih obdobij in stroškovnih mestih, sistem takoj in na razumljiv način, prikaže uporabniku popolnjene / proste kapacitete centrov in na ta način omogoča uporabniku / operaterju:

• pregleden ogled v plan vseh virov
• upravljanje podatkov na zelo inteligenten način
• enostavnost uporabe
• avtomatizacijo, če se to zahteva 

5. Optimizacija poslovanja

Pri izbiri sistema za upravljanje wellness centra, obstaja več pomembnih dejavnikov, ki jih je treba upoštevati, kot na primer:

• da sistem omogoča neomejeno opredelitev storitev, izdelkov, paketov ...
• da lahko v vsakem trenutku ima vpogled v rezervacije ne glede na mesto vnosa rezervacije ...
• da sistem ne zahteva posebej usposobljene uporabnike / izvajalce za ravnanje ...

Laser*WELL sistem na hiter in avtomatiziran način zagotavlja optimalno rešitev. Tudi osebju ki ni dovolj dobro seznanjen s poslovno logiko, je mogoče preprosto optimizirati rezervacije.

Laser*WELL sistem uporabniku / operaterju hitro in enostavno ponuja ustrezno in usposobljeno osebje v skladu z vnaprej določenimi merili uporabnika storitev. Seveda, lahko uporabnik / operater spremeni ponujeno rešitev v konkretnih situacijah, na primer, če gost izrečno išče določenega terapevta.

Pred potrditvijo rezervacije gosta, sistem mora uporabniku / operateru ponuditi optimalno izbiro, ki upošteva vse elemente poslovanja, kot so:

• osebje na voljo 
• razpoložljive delovne ure po zaposlencu
• različne izbire storitev, ki jih nudi vsak posamezen delavec
• največji izkoristek storitve (skupni znesek razpoložljivih sredstev, na primer, 2 kosa kompleta kamna za masažo z vročimi kamni)
• pakete z vnaprej pripravljenim sestavom izdelkov

6. Izobraževanje zaposlenih

Sistem za upravljanje wellness centra Laser*WELL dizajniran je tako da zagotavlja podporo zaposlenim ne glede na njihovo IT znanja. Zaradi tega, operativni del sistema mora biti preprost, hiter in intuitiven. Tudi delavec z nizko stopnjo IT znanja hitro ugotovi, da je takšen poslovni sistem nepogrešljiva podpora njegovemu delu.

Uporaba Laser*WELL sistema zmanjšuje čas in stroške edukacije ter omogoča fleksibilno zaposlitev delovne sile. Centraliziran informacijski sistem mora biti povezava med različnimi oddelki, saj bi razlike med računalniškimi sistemi v različnih oddelkih kršile fleksibilnosti sistema in povečale tveganje za napake. Zaradi tega je Laser*WELL oblikovan kot integracija s centraliziranim baznim software-om Laser Line*ERP-a (npr. če nekdo v nekem oddelku naredi rezervacijo, ista je v trenutku vpisa vidna vsem).

Povezava z modulom sledenje kandidata omogoča uporabniku / operateru preprost pregled bistvenih značilnosti vseh zaposlenih in potencialnih kandidatov:

• jezikovne sposobnosti kandidatov po jezikih in znanju na ravni govora in pisanja,
• podjetja, kjer je delal ta kandidat, s obdobjem dela in delovnih mest,
• izobraževanje z imenom izobraževalne ustanove
• dostop do licenc, strokovnih izpitov, zdravstvene in druge preglede, ki je kandidat naredil z datumi pridobitve in potekom
• lahko se za enega kandidata vpiše več delovnih mest na katerih bi želel delati, kot tudi več objektov v katerih bi želel delati

7. Upravljanje odnosov z gosti

Laser*WELL sistem za upravljanje wellness centra omogoča gostom osebne storitve, katerih cilj je zadovoljitev potreb vsake posamezne stranke, kar je razlikovanje od tistih wellness centrov, ki dovolj ne skrbijo o potrebah in željah gostov. Laser*WELL zagotavlja ponavljanje ali ne ponavljanje rezervacij, ki so, oziroma niso izpolnile želje gosta. Da bi to zagotovili, vse želje morajo biti skrbno ažurirane. Če je čim več naklonjena zavest gosta o njegovim potrebah in želja, je manj vidna konkurenca.

Širok obseg ponujenih storitev omogoča osebni marketing še toliko bolj pomembnim. Laser*WELL ponuja možnost, da se ustvari prilagojena paleta, odvisno od želja kupcev, ker posamezni gost je ciljna skupina vsakega wellness centra.

8. Image in vizija

Cilj vsakega wellness centra, je, da je eden korak pred drugimi, oziroma da je z ene strani priznan kot prvi v regiji, a z druge strani da je inovativen, usmerjen v prihodnost in dinamičen. Ustvarjanje take slike v zavesti gosta se ne zgodi samo od sebe. Torej, vsakemu je centru potrebna podpora tehnologije, ki bo omogočila gradnjo želene slike.

9. Sistem, ki je zelo prilagodljiv

Laser*Well je zelo prilagodljiv. Uporabnik lahko samostojno odloči, kako prikazati rezervacijski sistem in kako naj vodi svoje podatke.
Uporabnik lahko vpliva na vmesnik:

• določanju barv pri prikazovanju ur
• opredelitev vrste informacij, ki se prikazujejo v okviru rezervacije (prikaz naziva stranke, kombinacija storitev in naziva stranke,...)
• opredelitev barv glede na stanje rezervacij (katera barva se bo uporabljala za plačene storitve, katera za zaklenjanje, a katera ko je stranka iz HIS sistema ...)
• izbira vrste podatkov, ki se bo prikazovala v tooltip-u
• možnost spremembe rezervacijske hišice - glede na čas (za 5, 10, ... min)
• način spremembe rezervacijske hišice (samo zmanjševanje opredeljene rezervacije, ali pa samo povečanje ,...)...

Zgoraj navedene funkcije omogočajo sistemu, da se prilagodijo s potrebami tudi z drugimi centri v turistički industriji kot so športni centri, golf centri, itd.

10. Ciljni izračuni

Oddelek SPA postaja vse bolj neodvisna v poslovni organizaciji, kar vodi v vse večjo potrebo po specializiranimi vodstvenimi poročili za to območje.

Poročila, ki Laser*WELL ponuja so:

• Pregled ur po posameznem zaposlenem delavcu
• Pregled rezervacije gosta ali skupine gostov
• Pregled statistike rezervacij
• Pregled statistike prodaje izdelkov

11. Uporabljena tehnologija

Java je razvojno orodje, ki zagotavlja neodvisno platformo z varno prihodnostjo in zagotavlja enostavno in praktično uporabo pri uporabniku, ne glede na njegovo IT znanje. Osnova tega celotnega podsistema je Oracle tehnologija, kar kaže na visoko stopnjo zanesljivosti baze podatkov.

12. Podpora organizacije več - zmogljivosti

Laser*WELL omogoča zbiranje podatkov iz različnih poslovnih subjektov ter konsolidacijo prikaza skupine. Administracija podatkov o gostih se nahaja centralno v isti zbirki podatkov, kar je razlog zaradi česa so vsi podatki  dostopni vsakemu uporabniku  (če ima dostop), ne glede na to, o katerem hotelu se dela. Vsa poročila se lahko generirajo ne glede na lokacijo, iz katere je poslana zahteva. Prednost sistema Laser*WELL je ta, da isti ni omejen s prostorsko dimenzijo. Vsi podatki so centralizirani in jih je mogoče videti v realnem času njegovega vnosa.

13. Visoka integracija z Laser*BI ("Business Intelligence")

Modul Laser*WELL, tako kot vsi drugi moduli Laser*ERP-a, lije svoje podatke v sistem za poslovno inteligenco: Laser*BI. Koncept organiziranega in sistematičnega zbiranja, analiziranja in uporabe informacijskih virov, z namenom, da se hitreje in boljše donašajo odločitve, katere namen je doseči večjo konkurenčnost.