UPRAVLJANJE WELLNESS CENTROM

1. Karakteristike

Laser*WELL modul namijenjen je prodaji usluga i artikala te praćenju i evidentiranju aktivnosti u Wellness centrima (SPA i Sport). Može se koristiti kao samostalan modul ili kao dio integralnog informacijskog sustava (Laser*ERP).

Svojim korisnicima osigurava:

• praćenje prihoda
• upravljanje troškovima
• podršku za praćenje događaja i donošenje poslovnih odluka
• automatsku kontrolu over-booking-a
• dosljednost podataka
• jasne i transparentne transakcije
• izvrsnost pruženih usluga
• jednostavnost korištenja

2. Sustav koji se prilagođava korisnicima

2.1. Osnovni nivo matičnih podataka

Laser*WELL modul omogućava potpunu fleksibilnost u fazi definiranja matičnih podataka. Ključni elementi koji se definiraju u prvoj fazi implementacije ovog sustava jesu:

1. Wellness prostori: svi definirani wellness prostori su numerirani, te su zajedno sa opisom pohranjeni u bazu podataka. Prostori su dostupni operaterima/korisnicima sustava kako bi olakšali sam proces prilikom kreiranja rezervacija (npr. Soba broj 1 – Zelena sala, Soba broj 2 – Modra sala...)

1. Wellness osoblje: podaci o wellness osoblju pohranjeni su u bazi podataka te kao takvi postaju dostupni operaterima/korisnicima. Tu je i skup relevantnih i potrebnih atributa koji moraju biti upisani, kao što su ime i prezime, te izborni atributi kao što su adresa, e-mail adresa, broj telefona, ID zaposlenika, itd.
2. Wellness usluge i tretmani:  sve usluge i tretmani pohranjeni su u bazi podataka svojom šifrom i opisom. Kako bi pružili maksimalnu iskoristivost za kupce i operatere/korisnike sustava, svaka usluga ili tretman povezan je sa:
   • vremenom trajanja usluge / tretmana
   • eventualnim ograničenjenjima korištenja same usluge / tretmana u odnosu na raspoložive količine pojedinih sastavnica same usluge/tretmana (npr. Hot Stone masaža – broj raspoloživih setova za korištenje ili broj raspoloživih prostora prilagođenih za Thai masaže)
3. Wellness paketi:  moguće je kombinirati više usluga/tretmana u paket Spa relax day pod nazivom:
   • Soap dream ili npr
   • Absolute spa ritual 
   Wellness paketi mogu se sastojati od nekoliko usluga/tretmana određenog trajanja. Na samom POS-u pratimo šifru paketne usluge. U trenutku pregleda prihoda ili troškova, komponente paketnih usluga/tretmana se pravilno postavljaju u odgovarajuća mjesta troška radi dosljednog i konzistentnog prikaza distribucije podataka.
4. Tipovi rezervacija: tipovi rezervacija su namijenjeni povezivanju usluga/tretmana s wellness prostorima i obavezni su prilikom unosa rezervacije usluge/tretmana u rezervacijski plan.

2.2. Viši nivo povezivanja matičnih podataka

Viši nivo predefiniranja matičnih podataka, očituje se u povezivanju prethodno nabrojenih elemenata.

Svaki član osoblja se povezuje s paletom usluga koje pruža. Navedeno omogućava preciznu kontrolu raspoloživosti osoblja za traženu uslugu, kao i izbjegavanje eventualnih pogrešaka prilikom unosa rezervacija.

Za svakog djelatnika se definira radno vrijeme po kalendarskim danima, a korisnik definira nivo kontrole kod rezervacija izvan predviđenog radnog vremena.

3. Unos rezervacija – jednostavno i bez grešaka

Laser*WELL daje ekranski pregled stanja rezerviranosti, odnosno zauzetosti termina po osoblju. Obzirom na legendu boja koje usmjeravaju na značenja, vrlo je jednostavan uvid u situaciju za zatraženi dan ili period.

U istom se pregledu vrši i unos rezervacija na vrlo jednostavan način, što ne iziskuje stručno informatičko znanje osoblja. „User friendly“ sustav je visoko prilagođen korisnicima svih razina informatičkog znanja. Kontrole koje su ugrađene u sustav olakšavaju rad korisnicima sustava, kao npr:

• prevencija pogrešnog unosa rezervacija zbog sukoba vremena osoblja
• mogućnost otkazivanja plaćanja kad god ima potrebe za istim
• mogućnost pregleda svih podataka u odnosu na problematiku dosljednosti i reviziju takvih radnji
• izvješćivanje Laser*HIS sustava sa rezervacijskim podacima klijenata kako bi se zaključile eventualne neplaćene usluge prilikom odjavnog procesa
• nemogućnost izmjene same rezervacije nakon što je ista zaključena ili / i naplaćena klijentu, sve dok se događaj ne otključa
• mogućnost kontrole ispravnosti vouchera i pre-paid usluga/tretmana koje je klijent stekao rezervacijom hotela ili poklon bonom. Takvi voucheri se kontroliraju i u komunikaciji sa ostalim podsustavima kako bi se izvršila kontrola ispravnosti, trajnosti i korištenosti u smislu količine po usluzi/tretmanu
• dosljednost zamjene rezerviranih termina u odnosu na plaćanje, wellness osoblje i radno vrijeme

Proces unosa, izmjene i brisanja rezervacija sastoje se od odabira sljedećih elemenata:

• klijenti / klijenti nositelji koji će biti korisnici usluga/tretmana
• usluga/tretman
• wellness osoblje
• vremensko razdoblje
• mjesto troška – SPA centar (u slučaju više mjesta troška krovne organizacije)

Pri unosu klijenata u sustav imamo dva osnovna svojstva:

• Klijent nositelj - nositelj pojedinačne ili skupa rezerviranih usluga/tretmana, koje će mu biti naplaćene prije, tijekom ili nakon izvršenih samih usluga/tretmana
• Klijent korisnik  - korisnik rezerviranih usluga/tretmana

Diferencijacija između klijenta nositelja i klijenta korisnika je praktična potreba u svakodnevnim situacijama.

Sve informacije o klijentima pohranjuju se u centralnu bazu podataka, koju koriste i ostali podsustavi Laser Line-a (npr. Laser*HIS, Laser*MAT, Laser*VITA, Laser*DAR, Laser*GLAS, Laser*BI...).

Prilikom unosa ili izmjene same rezervacije, korisnik jednim klikom miša može dobiti popis svih mogućih akcija u tom trenutku, te ovisno o potrebi odabire željenu. Odabir je uređen na razumljiv i intuitivan način što korisniku olakšava posao.

4. Manipuliranje terminima

4.1. Pomicanje rezerviranih termina

Pomicanje i zamjena rezerviranog termina usluge/tretmana izvodi se jednostavnim „drag & drop“ principom izvedbe kad operater odnosno vršitelj usluge/tretmana ostaje isti.

Ukoliko se pomiče usluga/tretman na drugog djelatnika wellnessa koristi se akcija "copy & paste".

Laser*WELL strogo kontrolira mogućnost izvedene izmjene s obzirom na raspoloživost vremena odabranog djelatnika te na postojanost odabrane usluge u paleti mogućih izbora.

4.2. Zaključavanje rezerviranih termina

Potrebe klijenata nalažu mogućnost zaključavanja rezerviranih termina. Akcija se obavlja jednim klikom miša, te se sama rezervacija ne može brisati, mijenjati ili vršiti bilo kakva modifikacija sve dok se ista ne otključa.

Na taj način možemo osigurati klijentu određenog vršitelja usluge/tretmana, točno odabrani termin ili točno definiranu uslugu/tretman.

4.3. Izbjegavanje „praznog hoda“

Uz jednostavan i centralizirani pregled rezervacijske sheme, koja se može prikazati u svim mogućim kombinacijama vremenskih perioda i mjesta troška, sustav odmah i na lako razumljiv način, prikazuje korisniku popunjene / slobodne kapacitete centra, omogućavajući korisniku/operateru:

• transparentni uvid u plan svih resursa
• upravljanje podacima na vrlo inteligentan način
• jednostavnost korištenja
• automatizaciju ukoliko je potrebna

5. Optimizacija poslovanja

Kod odabira sustava za vođenje wellness centra, postoji nekoliko važnih faktora o kojima treba voditi računa, kako npr:

• Da sustav omogućava neograničeno definiranje usluga, artikala, paketa...
• Da se u svako doba može imati uvid u stanje bookinga neovisno o mjestu unosa rezervacija...
• Da sustav ne traži posebno kvalificirane korisnike/operatere za rukovanje...

Laser*WELL sustav na brz i automatiziran način nudi optimalno rješenje. Čak i osoblje koje nije dovoljno dobro upoznato s poslovnom logikom, može na jednostavan način optimizirati rezervacije.

Laser*WELL sustav korisniku/operateru jednostavno i brzo nudi odgovarajućeg slobodnog i kvalificiranog djelatnika ovisno o predefiniranim kriterijima korisnika usluge. Naravno, korisnik/operater može i mijenjati ponuđeno rješenje u specifičnim situacijama, npr. ako gost izričito traži određenog terapeuta.

Prije potvrđivanja booking-a gosta, sustav mora korisniku/operateru ponuditi optimalni odabir koji uzima u obzir sve poslovne elemente kao što su:

• raspoloživ personal
• raspoloživo radno vrijeme po djelatniku
• paletu izbora usluga koje pruža svaki pojedini djelatnik
• maksimalnu iskorištenost usluga (ukupna raspoloživa količina sredstava, npr. 2 komada kompleta kamena za masažu toplim kamenom)
• pakete s predefiniranim sastavom artikala

6. Školovanje djelatnika

Sustav za vođenje wellness centra Laser*WELL dizajniran je tako da pruža podršku djelatnicima neovisno o njihovom informatičkom predznanju. Zbog toga, operativni dio sustava, mora biti jednostavan, brz i intuitivan. Čak i djelatnik s niskom razinom informatičkog znanja vrlo brzo postaje svjestan da je ovakav poslovni sustav nezamjenjiva podrška njegovom radu.

Korištenje Laser*WELL sustava minimizira vrijeme i troškove obuke te omogućava zapošljavanje fleksibilne radne snage. Centralizirani informatički sustav mora biti spona između raznih odjela jer bi razlike između kompjuterskih sistema u pojedinim odjelima narušavale fleksibilnost sustava i povećavale rizik od grešaka. Zbog toga je Laser*WELL dizajniran kao integracija sa centraliziranim baznim software-om Laser Line*ERP-a (npr. ukoliko netko u bilo kojem odjelu izvrši rezervaciju, ista je u trenutku upisa vidljiva svima).

Sprega sa modulom praćenje kandidata omogućuje korisniku/operateru jednostavan pregled bitnih karakteristika svih zaposlenih djelatnika kao i potencijalnih kandidata:

• poznavanje jezika kandidata prema jezicima i stupnju znanja govora i pisanja,
• podaci o tvrtkama gdje je radio kandidat, s periodom rada i radnim mjestom,
• obrazovanje s nazivom obrazovne ustanove,
• uvid u licence, stručne ispite, zdravstvene i ostale preglede koje je kandidat izvršio s datumima stjecanja i isteka
• za jednog kandidata za zaposlenika moguć je upis više radnih mjesta na kojima bi želio raditi, kao i u više objekata u kojima bi želio raditi

7. Upravljanje odnosima s gostima

Laser*WELL sustav za vođenje wellness centra, omogućuje gostima personalizirane usluge koje imaju za cilj zadovoljavanje potreba svakog individualnog gosta, što čini diferencijaciju od onih wellness centara koji se nedovoljno brinu o potrebama i željama gostiju. Laser*WELL garantira ponavljanje ili ne ponavljanje rezervacija koje jesu, odnosno nisu zadovoljile gosta. Kako bi se to osiguralo, sve želje moraju biti pomno ažurirane. Što je favoriziranija percepcija gosta o svjesnošću njegovih potreba i želja, to je konkurencija manje opažljiva.

Široka paleta ponuđenih usluga čini personalni marketing još bitnijim. Laser*WELL nudi mogućnost kreiranja personalizirane palete ovisno o preferencijama gosta jer individualni gost je u biti ciljano tržište svakog wellness centra.

8. Imidž i vizija

Cilj svakog wellness centra je biti korak ispred drugih, odnosno biti s jedne strane prepoznat kao prvi u regiji, a s druge strane biti inovativan, orijentiran budućnosti i dinamičan. Kreiranje ovakvog imidža u svijesti gosta ne događa se samo od sebe. Stoga je svakom centru potrebna podrška tehnologije koja će omogućiti izgradnju željenog imidža.

9. Sustav koji je visoko konfigurabilan

Laser*Well je visoko konfigurabilan. Korisnik može samostalno birati način prikaza rezervacijske sheme i način na koji će se prikazivati sami podaci.
Korisnik može utjecati na samo sučelje:

• definiranjem boja koje se koriste prilikom prikaza radnog vremena
• definiranjem vrste  informacija  koje se prikazuju u okviru rezervacija (prikaz naziva klijenta, kombinacija usluge i naziva klijenta,...)
• definiranjem boja u odnosu na status rezervacija (koja boja će se koristiti prilikom naplaćene usluge, koja prilikom zaključene, a koja kad je klijent iz HIS sustava...)
• izborom vrste podataka koja će se prikazivati u tooltip-u
• mogućnošću promjene rezervacijske kućice - vremenskog termina (za 5, 10, ...min)
• načinom promjene rezervacijske kućice (samo smanjenje definirane rezervacije, ili samo povećanje,...)...

Gore navedene mogućnosti omogućuju sustavu da se prilagodi također i potrebama ostalih centara turističke industrije kao što su sportski centri, golf centri itd.

10. Ciljani izračuni

Odjel SPA postaje sve samostalniji u poslovnoj organizaciji što vodi ka sve većoj potrebi specijaliziranih managerskih izvještaja za navedeno područje.

Izvještaji koji se u Laser*WELL-u nude su:

• Pregled radnog vremena po pojedinom djelatniku osoblja
• Pregledi rezervacije gosta ili grupe gostiju
• Pregled statistike rezervacija
• Pregled statistike prodaje preparata

11. Primijenjena tehnologija

Java je razvojni alat koji osigurava nezavisnu platformu sa sigurnom budućnošću, te osigurava jednostavnu i praktičnu primjenu kod korisnika neovisno o njegovom informatičkom predznanju. Baza cijelog ovog podsustava je Oracle tehnologija, što ukazuje na visoku razinu sigurnosti baze podataka.

12. Podržavanje organizacije multi – kapaciteta

Laser*WELL omogućava kolekciju podataka različitih poslovnih subjekata te konsolidirani prikaz grupacije. Administracija podataka o gostima nalazi se centralizirano u istom database-u što je razlog zbog čega su svi podaci dostupni svakom korisniku (ukoliko imaju pravo pristupa), neovisno o kojem se hotelu radi. Svi izvještaji mogu biti generirani ovisno o lokaciji sa koje se zahtjev šalje. Prednost sustava Laser*WELL je ta da isti nije limitiran prostornom dimenzijom. Svi su podaci centralizirani i vidljivi u realnom vremenu njihovog unosa.

13. Visoka integracija sa Laser*BI ("Business intelligence")

Modul Laser*WELL, kao i svi ostali moduli Laser*ERP-a, slijevaju svoje podatke u sustav za poslovnu inteligenciju: Laser*BI. Koncept organiziranog i sustavnog prikupljanja,  analiziranja i uporabe informacijskih resursa, sa ciljem donošenja bržih i kvalitetnijih  poslovnih odluka, u funkciji je postizanja bolje konkurentnosti.